Wie du in öffentlichen Vergabeverfahren transparent kalkulierst
Bei der Vergabe von öffentlichen Bauaufträgen werden in der Regel alle Bieter darum gebeten, eine schlüssige und transparente Kalkulation abzugeben. Das Formblatt EFB 221 ist dabei ein essenzielles Dokument im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). Es ermöglicht eine detaillierte Preisermittlung bei Zuschlagskalkulationen.
Das EFB 221 wird in der Praxis jedoch häufig unterschätzt, nicht richtig verstanden und fehlerhaft ausgefüllt. Wenn du die Wahrscheinlichkeit für einen Zuschlag durch ein überzeugendes EFB 221 erhöhen möchtest, empfehlen wir dir diesen Artikel unseres VOB Magazins!
Die Rolle der EFB 221 im Prozess der öffentlichen Vergabe
Im Prozess der öffentlichen Vergabe, der sich in die Phasen der Veröffentlichung, Submission und letztendlich den Zuschlag gliedert, spielt die Kalkulation eine zentrale Rolle. Nach der Veröffentlichung eines Auftrags beginnen die Handwerksbetriebe und Bauunternehmen mit der sorgfältigen Kalkulation ihrer Angebote, wobei sie insbesondere Materialkosten, Arbeitskosten und notwendige Zuschläge berücksichtigen.
Was ist das EFB 221?
Das EFB 221 ist ein Formblatt, in dem Bieter eines öffentlichen Bauprojekts ihre zu erwartenden Preise kalkulieren. Es ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Einzelkosten für Teilleistungen, welche die Basis der Angebotspreise bilden.
An dieser Stelle kommt das einheitliche Formblatt EFB 221 ins Spiel, das für öffentliche Auftraggeber konzipiert wurde, um einen detaillierten Einblick in die Kalkulationsweise der bietenden Handwerksbetriebe zu erhalten. Dieses Formblatt fordert die Bieter auf, ihre Kalkulation offenzulegen, indem sie die Zusammensetzung ihrer Einheitspreise aufschlüsseln.
Hier musst du als Handwerksunternehmer detailliert angeben, wie die einzelnen Preise für Teilleistungen kalkuliert wurden, einschließlich der direkten Kosten für Material, Löhne und Geräte sowie der indirekten Kosten wie Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn.
Dadurch bietet das EFB 221 sowohl Auftraggebern als auch Auftragnehmern ein klares Verständnis der Kalkulationsgrundlagen. Die korrekte Anwendung und Ausfüllung des Formblatts ist damit entscheidend für eine faire und wettbewerbsorientierte Angebotslegung im Bauwesen.
Merke:
Um eine Zuschlagskalkulation zu erstellen, musst du eine Vielzahl von Faktoren einbeziehen, die von den spezifischen Anforderungen des Projekts und den vorherrschenden Marktpreisen abhängen.
Hintergrund: Die Geschichte der EFB Formblätter
Seit ihrer Einführung im Jahr 1986 haben sich die Einheitlichen Formblätter für Preise (EFB-Preis), den sich wandelnden Anforderungen im Bereich der öffentlichen Vergabe und Vertragsabwicklung angepasst. Das Ergebnis der kontinuierlichen Überarbeitung und Ergänzung ist die aktuelle Version im Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB-Bund, Ausgabe 2017).
Die EFB-Preis dienen als Hilfsmittel, um die Angemessenheit der Preisbestandteile von Bauleistungen zu prüfen und eine transparente und faire Preisfindung zu gewährleisten. Mit der Ausgabe von 2008 hat sich die Bezeichnung hin zu Ergänzende Formblätter Preise verändert.
EFB 221 – diese Angaben dürfen nicht fehlen
Die EFB 221 gliedert sich in spezifische Abschnitte, die es dem Auftragnehmer ermöglichen, seine Preisermittlung umfassend und strukturiert vorzulegen. Jeder Abschnitt adressiert einen wesentlichen Aspekt der Kalkulation und trägt dazu bei, die Zusammensetzung des Angebotspreises klar zu definieren. Hier ein Überblick:
- Angaben zum Lohn (Abschnitt 1): Hier werden die Grundlagen der Lohnkosten dargelegt, einschließlich der Stundenlöhne und der voraussichtlichen Arbeitsstunden für die Durchführung der Bauleistung.
- Zuschläge generell (Abschnitt 2): In diesem Teil werden Zuschläge für allgemeine Geschäftskosten, Risiken, Gewinn und gegebenenfalls weitere Zuschläge, die nicht direkt den Einzelkosten der Teilleistungen zugeordnet werden können, spezifiziert.
- Lohn, Stoffe, Geräte (Abschnitt 3): Dieser Abschnitt fordert die Bildung von Summen für die Hauptkostenfaktoren. Hierzu zählen die Lohnkosten basierend auf den Angaben aus Abschnitt 1, die Stoffkosten für Materialien, die für das Projekt benötigt werden sowie die erforderlichen Gerätekosten.
Die Ergebnisse dieser drei Kategorien werden anschließend zu einer Gesamtsumme zusammengeführt, die die Basis für die Ermittlung des Einheitspreises und letztlich der Angebotsendsumme bildet.
Die Struktur der EFB 221 fördert nicht nur eine transparente Angebotslegung, sondern ermöglicht auch den Auftraggebern, die Kalkulationen der Bieter effektiv zu überprüfen und zu vergleichen. Indem die Auftragnehmer dazu bewegt werden, ihre Kalkulationsansätze nach festgelegten Kriterien detailliert offenzulegen, wird ein Höchstmaß an Klarheit und Fairness im Vergabeprozess sichergestellt.
Formblätter zum Preis: Sind sie verpflichtend?
Die Einbindung der Formblätter zum Preis, speziell der EFB 221, in die Vergabeunterlagen ist in den meisten Fällen, in denen eine Angebotssumme von über 50.000 € zu erwarten ist, verpflichtend.
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe klärt normalerweise, ob und in welchem Umfang die ergänzenden Formblätter erforderlich sind. Die Entscheidung, ob EFB 221 oder 222 ausgefüllt und vorgelegt werden muss, basiert auf der spezifischen Bauleistung und dem vom Bieter angewandten Kalkulationsverfahren, wobei in der Regel nur eines der Formblätter erforderlich ist.
Die Nichtvorlage oder verspätete Einreichung dieser Dokumente kann gemäß § 16a in der VOB/A zum Ausschluss des Angebots führen. Jedoch besteht die Möglichkeit, dass der Auftraggeber die Nachreichung der EFB-Preis Formblätter oder der Urkalkulation (interne Verlinkung auf entstehenden Blogartikel „VOB Urkalkulation“) innerhalb einer gesetzten Frist von sechs Tagen verlangt, sollte bei der Angebotsabgabe etwas fehlen.
Nicht selten kommt es auch vor, dass du konkrete Rückfragen zu den von dir ausgefüllten Formblättern beantworten musst. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du deine Kalkulation ausreichend dokumentierst, sodass du souverän auf Nachfragen reagieren kannst.
Diese Regelungen gewährleisten ein strukturiertes und faires Vergabeverfahren, indem sie eine detaillierte Prüfung der Preisbildung ermöglichen und die Vergleichbarkeit der Angebote sicherstellen.
Realistische Kalkulation statt „Lügenblättchen“
Viele Handwerksbetriebe füllen das EFB 221 aus, ohne genau zu verstehen, welche Informationen gefordert sind. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, insbesondere wenn der öffentliche Auftraggeber Nachforderungen stellt oder eine detaillierte Preiserklärung verlangt.
In solchen Fällen geraten Betriebe oft in Erklärungsnot, da die Angaben möglicherweise nicht präzise genug waren oder nicht vollständig den tatsächlichen Kalkulationsgrundlagen entsprechen. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Handwerksbetriebe die Bedeutung der EFB 221 kennen und sich mit den Anforderungen auseinandersetzen. Hier sind einige Praxisempfehlungen:
- Verständnis: Einarbeitung in die Anforderungen der EFB 221, um zu verstehen, welche Informationen genau gefordert sind.
- Genauigkeit: Stelle sicher, dass alle Einträge in der EFB 221 präzise und basierend auf realen Kalkulationsdaten erfolgen.
- Dokumentation: Bewahre eine detaillierte Aufzeichnung deiner Kalkulationsgrundlagen auf, um Nachfragen effizient und korrekt beantworten zu können.
- Schulung: Investiere in Coachings für deine Mitarbeiter, die mit der Ausfüllung der EFB 221 betraut sind, um Fehler zu minimieren. Mehr erfahren!
- Ehrlichkeit: Vermeide falsche Angaben. Obwohl die EFB 221 landläufig manchmal als Lügenblättchen bezeichnet wird, ist es entscheidend, dass das Formblatt wahre und überprüfbare Informationen enthält.
Diese Maßnahmen sind nicht nur entscheidend, um den Zuschlag für ein Projekt zu erhalten, sondern auch um Nachträge ordnungsgemäß zu beantragen. Die sorgfältige und gewissenhafte Ausfüllung des Formblatts kann viele spätere Probleme vermeiden und trägt zu einer vertrauensvollen Beziehung zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern bei.
Du brauchst mehr Praxistipps für das Ausfüllen des EFB 221? Schau dir das Video von Continu-ING zu genau diesem Thema an! Hier zeigt Gründer Andreas Scheibe, worauf es bei der korrekten Handhabung von Formblättern wirklich ankommt.
Fazit
Ob du einen Zuschlag für ein öffentliches Bauprojekt erhältst, hängt vor allem von deiner Kalkulation ab. Konkret ist die EFB 221 eines der wichtigsten Dokumente, um den Auftraggeber von der eigenen Kalkulation zu überzeugen. Dieses Formblatt ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Kalkulationsgrundlagen für Einheitspreise.
Für den Auftraggeber bildet das EFB 221 die Basis für eine faire Bewertung der Angebote sowie für die Beantragung und Prüfung von Nachträgen. Ein sorgfältiger Umgang mit dem EFB 221 stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und minimiert das Risiko von Missverständnissen und Konflikten im Vergabeprozess.
FAQ – häufig gestellte Fragen zum EFB Blatt 221
Was ist ein EFB Blatt?
Ein EFB Blatt bezieht sich auf die Einheitlichen Formblätter, die in verschiedenen Versionen existieren und im Vergabeprozess von Bauprojekten eingesetzt werden. Sie dienen dem Zweck, Angebots-, Vertrags- und Nachtragskalkulationen zu standardisieren und zu vereinfachen. Indem jeder Bieter die EFB Blätter 221, 222 und 223 ausfüllt, können die Angebote optimal miteinander verglichen werden.
Was ist ein EFB Preis?
Der Begriff EFB Preis steht für die in den Einheitlichen Formblättern erfassten Preisangaben, die der detaillierten und transparenten Aufschlüsselung von Kosten in Angeboten und Nachträgen bei Bauaufträgen dienen.
Warum ist die EFB 221 für Handwerksbetriebe wichtig?
Die EFB 221 ist für Handwerksbetriebe wichtig, weil sie – richtig und wahrheitsgemäß ausgefüllt – die Wahrscheinlichkeit eines Zuschlags erhöhen. Das Einheitliche Formblatt ermöglicht es den Bietern auch, ihre Preisgestaltung präzise zu begründen und bei Nachträgen auf eine solide Basis zu verweisen.
Was passiert, wenn das EFB 221 falsch ausgefüllt wird?
Falsch ausgefüllte EFB 221 können zu Problemen bei der Angebotsbewertung führen, Nachforderungen seitens des Auftraggebers nach sich ziehen und im schlimmsten Fall den Ausschluss vom Vergabeverfahren bewirken. Selbiges kann passieren, wenn das EFB 221 nicht oder nicht fristgerecht eingereicht wird.
Wie sollten Handwerksbetriebe vorgehen, wenn der Auftraggeber nach der Vorlage der EFB 221 weitere Erklärungen anfordert?
Betriebe sollten eine detaillierte Dokumentation ihrer Kalkulationsgrundlagen führen, um auf die Nachforderungen des Auftraggebers schnell und präzise reagieren zu können. Es lohnt sich, sicherzustellen, dass alle Angaben wahrheitsgetreu und überprüfbar sind.
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